27.04.2026

Die aktuellen Neuerungen in Microsoft 365 bringen spürbare Fortschritte für Produktivität und Zusammenarbeit. Gleichzeitig entstehen neue Herausforderungen – insbesondere rund um Datenschutz, Compliance und Governance. Dieser Beitrag gibt einen kompakten Überblick über die wichtigsten Änderungen und ihre Auswirkungen auf Unternehmen.

Copilot & EU-Datengrenze: Mehr Performance, weniger Transparenz?
Mit der Einführung von Flex Routing (seit 17. April) geht Microsoft einen pragmatischen Schritt: Um Lastspitzen besser abzufangen, können Copilot-Anfragen künftig auch außerhalb der EU verarbeitet werden. Das steigert die Performance, wirft jedoch Fragen zur Einhaltung europäischer Datenschutzanforderungen auf.

Ab dem 4. Mai kommt eine weitere Neuerung hinzu: In Copilot für Excel und PowerPoint lassen sich alternative KI-Modelle – konkret von Anthropic – nutzen. Auch hier gilt, dass eine Verarbeitung außerhalb der EU möglich ist.

Für Administrierende ist dabei besonders relevant, dass beide Funktionen standardmäßig aktiviert sind und bei Bedarf aktiv im Microsoft 365 Admin Center deaktiviert werden müssen.

Unternehmen wird daher empfohlen, diese Einstellungen zeitnah zu prüfen. Das gilt insbesondere im Hinblick auf interne Datenschutzrichtlinien, bestehende Compliance-Vorgaben sowie die eigene Risikobewertung im Umgang mit KI.

OneDrive: Änderungen beim Löschen von Dateien
Eine eher technische, aber im Alltag durchaus relevante Anpassung ab Mai betrifft das Löschverhalten in OneDrive. Werden Dateien z.B. über OneDrive, Web oder Teams gelöscht, wurden diese bisher immer im lokalen Papierkorb (unter Windows und macOS) abgelegt.

Diese Eigenschaft wird verändert – die gelöschten Dateien werden nicht mehr lokal im Papierkorb abgelegt, sondern nur noch im Onedrive- bzw. Sharepoint-Webpapierkorb – die Wiederherstellung kann von dort bis zu 93 Tage lang durchgeführt werden.

Für die Praxis bedeutet das, dass User ihr bisher gewohntes Verhalten beim Wiederherstellen von Dateien anpassen müssen. Gleichzeitig sollten IT-Teams frühzeitig über diese Änderung informieren. Kurze Anleitungen oder gezielte Schulungen können dabei helfen, den Supportaufwand zu reduzieren und Unsicherheiten zu vermeiden.

Microsoft Teams: Mehr Übersicht in der Chatliste
Microsoft Teams erhält ein längst überfälliges Update, das für mehr Struktur in der Chatliste sorgt.

Künftig werden stummgeschaltete Chats automatisch in einen eigenen Bereich verschoben, während Meeting-Chats eine separate Kategorie erhalten. Dadurch entsteht eine deutlich aufgeräumtere Übersicht, in der sich relevante Unterhaltungen schneller wiederfinden lassen.

Zusätzlich wird der „Nicht stören“-Modus von Windows 11 stärker berücksichtigt. Benachrichtigungen passen sich damit besser an individuelle Arbeitsgewohnheiten an, was konzentriertes Arbeiten unterstützt. Auch wenn es sich dabei um ein eher kleines Detail handelt, kann die Wirkung im Arbeitsalltag durchaus spürbar sein.

SharePoint: KI-Skills für automatisierte Prozesse
Besonders spannend ist die Einführung der neuen Custom Skills in SharePoint, die sich derzeit in der Preview-Phase befinden (seit Mitte April).

Diese Funktion ermöglicht es Usern, eigene mehrstufige KI-Anweisungen zu erstellen und wiederzuverwenden. So lassen sich beispielsweise Compliance-Dokumente automatisiert prüfen, Inhalte strukturiert analysieren oder standardisierte, KI-gestützte Workflows abbilden.

Voraussetzung für die Nutzung ist eine Microsoft 365 Copilot Lizenz sowie entsprechende Bearbeitungsrechte innerhalb der Plattform.

Insgesamt eröffnet diese Neuerung neue Möglichkeiten für individuelle und skalierbare KI-Anwendungen, die sich direkt in die bestehende Arbeitsumgebung integrieren lassen.

Fazit: Chancen nutzen – Risiken aktiv steuern
Die Richtung ist klar: mehr KI, mehr Automatisierung und mehr Individualisierung.

Gleichzeitig steigen jedoch auch die Anforderungen an eine fundierte Datenschutzbewertung, belastbare Governance-Strukturen sowie eine klare und transparente User-Kommunikation.

Unternehmen sollten die neuen Funktionen daher nicht ausschließlich technisch betrachten, sondern auch strategisch einordnen. Wer frühzeitig klare Richtlinien definiert, kann die Potenziale der neuen Möglichkeiten gezielt nutzen, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren.

27.04.2026

Die aktuellen Neuerungen in Microsoft 365 bringen spürbare Fortschritte für Produktivität und Zusammenarbeit. Gleichzeitig entstehen neue Herausforderungen – insbesondere rund um Datenschutz, Compliance und Governance. Dieser Beitrag gibt einen kompakten Überblick über die wichtigsten Änderungen und ihre Auswirkungen auf Unternehmen.

Copilot & EU-Datengrenze: Mehr Performance, weniger Transparenz?
Mit der Einführung von Flex Routing (seit 17. April) geht Microsoft einen pragmatischen Schritt: Um Lastspitzen besser abzufangen, können Copilot-Anfragen künftig auch außerhalb der EU verarbeitet werden. Das steigert die Performance, wirft jedoch Fragen zur Einhaltung europäischer Datenschutzanforderungen auf.

Ab dem 4. Mai kommt eine weitere Neuerung hinzu: In Copilot für Excel und PowerPoint lassen sich alternative KI-Modelle – konkret von Anthropic – nutzen. Auch hier gilt, dass eine Verarbeitung außerhalb der EU möglich ist.

Für Administrierende ist dabei besonders relevant, dass beide Funktionen standardmäßig aktiviert sind und bei Bedarf aktiv im Microsoft 365 Admin Center deaktiviert werden müssen.

Unternehmen wird daher empfohlen, diese Einstellungen zeitnah zu prüfen. Das gilt insbesondere im Hinblick auf interne Datenschutzrichtlinien, bestehende Compliance-Vorgaben sowie die eigene Risikobewertung im Umgang mit KI.

OneDrive: Änderungen beim Löschen von Dateien
Eine eher technische, aber im Alltag durchaus relevante Anpassung ab Mai betrifft das Löschverhalten in OneDrive. Werden Dateien z.B. über OneDrive, Web oder Teams gelöscht, wurden diese bisher immer im lokalen Papierkorb (unter Windows und macOS) abgelegt.

Diese Eigenschaft wird verändert – die gelöschten Dateien werden nicht mehr lokal im Papierkorb abgelegt, sondern nur noch im Onedrive- bzw. Sharepoint-Webpapierkorb – die Wiederherstellung kann von dort bis zu 93 Tage lang durchgeführt werden.

Für die Praxis bedeutet das, dass User ihr bisher gewohntes Verhalten beim Wiederherstellen von Dateien anpassen müssen. Gleichzeitig sollten IT-Teams frühzeitig über diese Änderung informieren. Kurze Anleitungen oder gezielte Schulungen können dabei helfen, den Supportaufwand zu reduzieren und Unsicherheiten zu vermeiden.

Microsoft Teams: Mehr Übersicht in der Chatliste
Microsoft Teams erhält ein längst überfälliges Update, das für mehr Struktur in der Chatliste sorgt.

Künftig werden stummgeschaltete Chats automatisch in einen eigenen Bereich verschoben, während Meeting-Chats eine separate Kategorie erhalten. Dadurch entsteht eine deutlich aufgeräumtere Übersicht, in der sich relevante Unterhaltungen schneller wiederfinden lassen.

Zusätzlich wird der „Nicht stören“-Modus von Windows 11 stärker berücksichtigt. Benachrichtigungen passen sich damit besser an individuelle Arbeitsgewohnheiten an, was konzentriertes Arbeiten unterstützt. Auch wenn es sich dabei um ein eher kleines Detail handelt, kann die Wirkung im Arbeitsalltag durchaus spürbar sein.

SharePoint: KI-Skills für automatisierte Prozesse
Besonders spannend ist die Einführung der neuen Custom Skills in SharePoint, die sich derzeit in der Preview-Phase befinden (seit Mitte April).

Diese Funktion ermöglicht es Usern, eigene mehrstufige KI-Anweisungen zu erstellen und wiederzuverwenden. So lassen sich beispielsweise Compliance-Dokumente automatisiert prüfen, Inhalte strukturiert analysieren oder standardisierte, KI-gestützte Workflows abbilden.

Voraussetzung für die Nutzung ist eine Microsoft 365 Copilot Lizenz sowie entsprechende Bearbeitungsrechte innerhalb der Plattform.

Insgesamt eröffnet diese Neuerung neue Möglichkeiten für individuelle und skalierbare KI-Anwendungen, die sich direkt in die bestehende Arbeitsumgebung integrieren lassen.

Fazit: Chancen nutzen – Risiken aktiv steuern
Die Richtung ist klar: mehr KI, mehr Automatisierung und mehr Individualisierung.

Gleichzeitig steigen jedoch auch die Anforderungen an eine fundierte Datenschutzbewertung, belastbare Governance-Strukturen sowie eine klare und transparente User-Kommunikation.

Unternehmen sollten die neuen Funktionen daher nicht ausschließlich technisch betrachten, sondern auch strategisch einordnen. Wer frühzeitig klare Richtlinien definiert, kann die Potenziale der neuen Möglichkeiten gezielt nutzen, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren.

03.03.2026

Wenn man an eine Unternehmensgründung denkt, entstehen Bilder von bedeutungsvollen Handschlägen, formellen Prozessen, Anträgen und umfangreichen Unterlagen. Seltener rücken jene Faktoren in den Fokus, die langfristig den Unterschied machen: vertrauensvolle Beziehungen, gemeinsame Überzeugungen und der Mut, große Ideen Wirklichkeit werden zu lassen. Neben allen bürokratischen und wirtschaftlichen Herausforderungen sind es vor allem zwischenmenschliche Verbindungen, die etwas Bleibendes entstehen lassen.

Genau so begann vor 30 Jahren die Erfolgsgeschichte der heutigen INCAS GmbH. Am 1. März 1996 gründete Roland Janke im Rahmen des damaligen Franchise-Systems Contrib.Net das Unternehmen „Internet Providing Roland Janke“. Was heute selbstverständlich erscheint, war Mitte der 1990er-Jahre ein visionärer Schritt: Sein Ziel war es, Menschen und Unternehmen den Zugang zum Internet zu ermöglichen.

Die Initialzündung erhielt er während seiner Tätigkeit am Chemischen Institut der Westfälische Wilhelms-Universität Münster. Nach seinem Abschluss als Diplom-Chemiker und diversen Forschungen im Bereich des Computer-basierten Molecular Modelling stand er kurz vor Abschluss seiner Promotion. Doch als er anregte, das Institut auf einer eigenen Website zu präsentieren, und dieser Vorschlag auf positive Resonanz stieß (so durfte er die Webseite gleich selber programmieren), wurde ihm das unternehmerische Potenzial des noch jungen Marktes bewusst.

„So erkannte ich, dass es nur wenige deutsche Internetanbieter gab und dort noch eine Menge Potenzial lag“, erinnert sich Roland Janke.

Mit dieser Vision nahm er kurz nach der Gründung am Multimediatag der IHK Krefeld (heute IHK Niederrhein) teil. Dabei handelte es sich um eine Veranstaltungsreihe der späten 1990er und frühen 2000er Jahre, die lokale Unternehmen an die Möglichkeiten des Internets und der neuen Medien heranführen sollte. Wie es der Zufall wollte, begegnete er an diesem Tag seinem späteren Geschäftspartner Stefan Pollok, der mit dem Ziel zu der Veranstaltung erschienen war, sich eingehender über das Internet und die sich daraus ergebenden vielfältigen Geschäftsmöglichkeiten zu informieren. In der Erwartung, auf dieser Veranstaltung den nächsten Schritt auf seiner beruflichen Laufbahn als Diplom-Kaufmann gehen zu können, entschloss er sich kurzerhand, an einem eigens dafür vorgesehenen Visitenkartenautomaten – einer heute nicht mehr so recht gebräuchlichen Einrichtung – seine persönliche Visitenkarte drucken zu lassen. Zu diesem Zeitpunkt sollte nicht klar sein, welche Bedeutung diese Visitenkarte auch noch in 30 Jahren haben sollte.

Am 2. Januar 1997 folgte mit der „Internetwork Consulting & Services Janke & Pollok GbR“ der nächste konsequente Entwicklungsschritt – und zugleich der offizielle Beginn der gemeinsamen unternehmerischen Reise von Roland und Stefan.

„Unser erster Kunde war die Wirtschaftsförderung des Landes, danach ging es eigentlich nur noch bergauf. Natürlich mussten wir ständig auf uns aufmerksam machen“, berichtete Stefan Pollok in einem Interview mit der Rheinische Post aus dem Jahr 1998.

Mit der Umwandlung in die INCAS AG im Jahr 1999 gewann die unternehmerische Idee weiter an Kontur, Struktur und strategischer Dynamik. Die Medien nahmen diese Entwicklung auf und machten das ambitionierte Vorhaben sichtbar. Ein Zeitungsartikel aus dieser Zeit zeigte die beiden Partner mit strahlendem Ausdruck unter der Überschrift „Lachend auf dem Weg zur Börse“. Der Bericht wagte sogar die Prognose: „… in drei Jahren könnte die Firma börsenreif sein.“ Dieses Bild war mehr als nur eine Momentaufnahme: Es spiegelte den Aufbruchgeist, die Visionen und die Energie wider, die Roland und Stefan in ihr Unternehmen einbrachten.

Bürogebäude in Krefeld | Europark

Die zunehmende Expansion machte schließlich auch räumlich einen Neuanfang erforderlich: 2001 verlegte das Unternehmen seinen Sitz von Kempen nach Krefeld in den Europark Fichtenhain A und mietete dort entsprechende Büroräume an. Der neue Standort bot nicht nur mehr Platz für mittlerweile 25 Mitarbeitende, sondern auch ein Umfeld, das Innovation und weiteres Wachstum begünstigte.

Die Grundsteinlegung im Sommer 2016 war schließlich ein weiterer Meilenstein der Unternehmensgeschichte: der Bau des eigenen Firmengebäudes. Am 1. Oktober 2017 war es so weit – der Einzug in die neuen Räumlichkeiten markierte einen besonderen Moment. Das Gebäude wurde zum sichtbaren Ausdruck dessen, was in den Jahren zuvor gewachsen war: unternehmerischer Mut, kontinuierliche Weiterentwicklung und ein starkes Bekenntnis zum Standort.

2023 eröffnete sich schließlich ein neues Kapitel: Mit dem Einstieg der think about IT GmbH und der vollständigen Übernahme der INCAS GmbH bündelten 260 Fachleute ihre Expertise – getragen von jahrzehntelanger Erfahrung und einem gemeinsamen Verständnis moderner IT-Dienstleistungen.

„Die Allianz ist ein weiterer Meilenstein und symbolisiert das Engagement, unseren Kunden ganzheitliche IT-Lösungen auf höchstem Standard anzubieten. Es kommen 260 engagierte Fachleute zusammen, die jahrzehntelange Erfahrung und eine gemeinsame Vision von Innovation, Zuverlässigkeit und hervorragenden IT-Dienstleistungen vereint. Es ist ein klares Bekenntnis zu Qualität und einer kundenzentrierten Ausrichtung“, resümierte Peter Rados, CEO der think about IT GmbH, im Jahr 2023.

So wuchs aus zwei gewachsenen Organisationen eine neue, starke Einheit – getragen von demselben Geist, der schon drei Jahrzehnte zuvor eine besondere Verbindung begründet hatte. Denn was Roland und Stefan über all die Jahre aufgebaut haben, war weit mehr als eine geschäftliche Partnerschaft: ein Miteinander, das an Erfolgen wuchs und an Herausforderungen reifte.

Eigenes Firmengebäude in Krefeld

Visitenkarte

Und damit schließt sich der Kreis zu jener Visitenkarte vom Multimediatag der IHK, die eingangs bereits ihren stillen Auftritt hatte. Was damals wie eine flüchtige Notiz von Roland selbst wirkte – „Sucht einen Job. Eventuell ein Partner.“ – entpuppte sich im Rückblick als programmatischer Auftakt. Aus dieser beiläufigen Zeile erwuchs kein kurzfristiges Projekt, sondern eine unternehmerische Weggemeinschaft.

Aus einem Ein-Mann-Unternehmen entwickelte sich Schritt für Schritt eine Erfolgsgeschichte – geprägt von Vertrauen, Verbundenheit und dem Mut, große Ideen konsequent umzusetzen.

Wenn man an eine Unternehmensgründung denkt, entstehen Bilder von bedeutungsvollen Handschlägen, formellen Prozessen, Anträgen und umfangreichen Unterlagen. Seltener rücken jene Faktoren in den Fokus, die langfristig den Unterschied machen: vertrauensvolle Beziehungen, gemeinsame Überzeugungen und der Mut, große Ideen Wirklichkeit werden zu lassen. Neben allen bürokratischen und wirtschaftlichen Herausforderungen sind es vor allem zwischenmenschliche Verbindungen, die etwas Bleibendes entstehen lassen.

Genau so begann vor 30 Jahren die Erfolgsgeschichte der heutigen INCAS GmbH. Am 1. März 1996 gründete Roland Janke im Rahmen des damaligen Franchise-Systems Contrib.Net das Unternehmen „Internet Providing Roland Janke“. Was heute selbstverständlich erscheint, war Mitte der 1990er-Jahre ein visionärer Schritt: Sein Ziel war es, Menschen und Unternehmen den Zugang zum Internet zu ermöglichen.

Die Initialzündung erhielt er während seiner Tätigkeit am Chemischen Institut der Westfälische Wilhelms-Universität Münster. Nach seinem Abschluss als Diplom-Chemiker und diversen Forschungen im Bereich des Computer-basierten Molecular Modelling stand er kurz vor Abschluss seiner Promotion. Doch als er anregte, das Institut auf einer eigenen Website zu präsentieren, und dieser Vorschlag auf positive Resonanz stieß (so durfte er die Webseite gleich selber programmieren), wurde ihm das unternehmerische Potenzial des noch jungen Marktes bewusst.

„So erkannte ich, dass es nur wenige deutsche Internetanbieter gab und dort noch eine Menge Potenzial lag“, erinnert sich Roland Janke.

Mit dieser Vision nahm er kurz nach der Gründung am Multimediatag der IHK Krefeld (heute IHK Niederrhein) teil. Dabei handelte es sich um eine Veranstaltungsreihe der späten 1990er und frühen 2000er Jahre, die lokale Unternehmen an die Möglichkeiten des Internets und der neuen Medien heranführen sollte. Wie es der Zufall wollte, begegnete er an diesem Tag seinem späteren Geschäftspartner Stefan Pollok, der mit dem Ziel zu der Veranstaltung erschienen war, sich eingehender über das Internet und die sich daraus ergebenden vielfältigen Geschäftsmöglichkeiten zu informieren. In der Erwartung, auf dieser Veranstaltung den nächsten Schritt auf seiner beruflichen Laufbahn als Diplom-Kaufmann gehen zu können, entschloss er sich kurzerhand, an einem eigens dafür vorgesehenen Visitenkartenautomaten – einer heute nicht mehr so recht gebräuchlichen Einrichtung – seine persönliche Visitenkarte drucken zu lassen. Zu diesem Zeitpunkt sollte nicht klar sein, welche Bedeutung diese Visitenkarte auch noch in 30 Jahren haben sollte.

Am 2. Januar 1997 folgte mit der „Internetwork Consulting & Services Janke & Pollok GbR“ der nächste konsequente Entwicklungsschritt – und zugleich der offizielle Beginn der gemeinsamen unternehmerischen Reise von Roland und Stefan.

„Unser erster Kunde war die Wirtschaftsförderung des Landes, danach ging es eigentlich nur noch bergauf. Natürlich mussten wir ständig auf uns aufmerksam machen“, berichtete Stefan Pollok in einem Interview mit der Rheinische Post aus dem Jahr 1998.

Mit der Umwandlung in die INCAS AG im Jahr 1999 gewann die unternehmerische Idee weiter an Kontur, Struktur und strategischer Dynamik. Die Medien nahmen diese Entwicklung auf und machten das ambitionierte Vorhaben sichtbar. Ein Zeitungsartikel aus dieser Zeit zeigte die beiden Partner mit strahlendem Ausdruck unter der Überschrift „Lachend auf dem Weg zur Börse“. Der Bericht wagte sogar die Prognose: „… in drei Jahren könnte die Firma börsenreif sein.“ Dieses Bild war mehr als nur eine Momentaufnahme: Es spiegelte den Aufbruchgeist, die Visionen und die Energie wider, die Roland und Stefan in ihr Unternehmen einbrachten.

Die zunehmende Expansion machte schließlich auch räumlich einen Neuanfang erforderlich: 2001 verlegte das Unternehmen seinen Sitz von Kempen nach Krefeld in den Europark Fichtenhain A und mietete dort entsprechende Büroräume an. Der neue Standort bot nicht nur mehr Platz für mittlerweile 25 Mitarbeitende, sondern auch ein Umfeld, das Innovation und weiteres Wachstum begünstigte.

Bürogebäude in Krefeld | Europark

Die Grundsteinlegung im Sommer 2016 war schließlich ein weiterer Meilenstein der Unternehmensgeschichte: der Bau des eigenen Firmengebäudes. Am 1. Oktober 2017 war es so weit – der Einzug in die neuen Räumlichkeiten markierte einen besonderen Moment. Das Gebäude wurde zum sichtbaren Ausdruck dessen, was in den Jahren zuvor gewachsen war: unternehmerischer Mut, kontinuierliche Weiterentwicklung und ein starkes Bekenntnis zum Standort.

Eigenes Firmengebäude in Krefeld

2023 eröffnete sich schließlich ein neues Kapitel: Mit dem Einstieg der think about IT GmbH und der vollständigen Übernahme der INCAS GmbH bündelten 260 Fachleute ihre Expertise – getragen von jahrzehntelanger Erfahrung und einem gemeinsamen Verständnis moderner IT-Dienstleistungen.

„Die Allianz ist ein weiterer Meilenstein und symbolisiert das Engagement, unseren Kunden ganzheitliche IT-Lösungen auf höchstem Standard anzubieten. Es kommen 260 engagierte Fachleute zusammen, die jahrzehntelange Erfahrung und eine gemeinsame Vision von Innovation, Zuverlässigkeit und hervorragenden IT-Dienstleistungen vereint. Es ist ein klares Bekenntnis zu Qualität und einer kundenzentrierten Ausrichtung“, resümierte Peter Rados, CEO der think about IT GmbH, im Jahr 2023.

So wuchs aus zwei gewachsenen Organisationen eine neue, starke Einheit – getragen von demselben Geist, der schon drei Jahrzehnte zuvor eine besondere Verbindung begründet hatte. Denn was Roland und Stefan über all die Jahre aufgebaut haben, war weit mehr als eine geschäftliche Partnerschaft: ein Miteinander, das an Erfolgen wuchs und an Herausforderungen reifte.

Und damit schließt sich der Kreis zu jener Visitenkarte vom Multimediatag der IHK, die eingangs bereits ihren stillen Auftritt hatte. Was damals wie eine flüchtige Notiz von Roland selbst wirkte – „Sucht einen Job. Eventuell ein Partner.“ – entpuppte sich im Rückblick als programmatischer Auftakt. Aus dieser beiläufigen Zeile erwuchs kein kurzfristiges Projekt, sondern eine unternehmerische Weggemeinschaft.

Visitenkarte

Aus einem Ein-Mann-Unternehmen entwickelte sich Schritt für Schritt eine Erfolgsgeschichte – geprägt von Vertrauen, Verbundenheit und dem Mut, große Ideen konsequent umzusetzen.